Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzinformationen zum Bewerbungsverfahren

Betroffene und Verantwortliche

(1) Diese Erklärung richtet sich an alle Personen, die sich bei der Verantwortlichen bewerben. Alle Personenbezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen, insbesondere divers, weiblich, männlich. Jede Personenbezeichnung ist mit dem Zusatz „(m/w/d)“ zu verstehen.

(2) Verantwortliche für die hier beschriebene Verarbeitung ist: Verband Forschender Arzneimittelhersteller e.V., Charlottenstrasse 59, 10117 Berlin, T: +49 30 20604-0, E: info@vfa.de, vertreten durch: Han Steutel (Präsident), Datenschutzbeauftragte/r: Dr. Stephan Gärtner, request@thenextstanhope.de.

Rechte der Betroffenen und sonstige Hinweise

(1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für die Verantwortliche zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

(2) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung der Betroffenen beruht, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche).

(3) Soweit die Verarbeitung auf der Erfüllung eines berechtigten Interesses, mithin auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, beruht, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortliche). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet.

(4) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt.

(5) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird.

Datenverarbeitung

Recruiting und Online-Recruiting

Vor dem Bewerbungsverfahren recherchiert die Verantwortliche Daten über potenzielle Beschäftigte; dies aus allgemein zugänglichen Quellen. Sie kontaktiert die Betroffenen. Hierbei verarbeitet sie die für die Kontaktaufnahme erforderlichen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie stellenspezifische Daten zu den Qualifikationen der Betroffenen (z.B. Abschlüsse, Zertifikate usw.). Die Verantwortliche setzt hierfür ergänzend ein Online-Recruiting-Tool ein, über das die Betroffenen, hier die Bewerber*innen, ihre Bewerbungsdaten hochladen können und über das sie sowohl die interne als auch die externe Kommunikation im Bewerbungsverfahren steuern kann. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Abfrage Zeugnisse/Qualifikationen

Die Verantwortliche fragt im Bewerbungsverfahren besondere Zeugnisse und Qualifikationen ab, die für die Berufsausübung unerlässlich sind. Hierbei verarbeitet sie die Daten, die aus den Zeugnissen und sonstigen, hierbei anfallenden Dokumenten hervorgehen. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Anbahnung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Sicherheitsüberprüfung von E-Mails

Alle E-Mails, die die Betroffenen an die Verantwortliche senden, werden dahingehend überprüft, ob sie für die IT-Infrastruktur des Verantwortlichen riskant sind, etwa, ob damit ein Cyberangriff verbunden ist. Die Überprüfung beruht auf statischen Regeln und Playbooks, die festlegen, ob eine E-Mail maliziös ist. Hierbei werden nur die Daten der jeweils zu überprüfenden, eingehenden E-Mail geprüft; dies u.a. anhand von Sperrlisten.Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: E-Mail-Adressen, Inhalt der eingehenden E-Mails, Status maliziös/nicht maliziös. Zweck ist erstens die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung i.S.v. Artikel 32 DSGVO (Zweck 1) und zweitens der Schutz der eigenen IT-Infrastruktur (Zweck 2). Mit Blick auf Zweck 1 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage. Mit Blick auf Zweck 2 ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage, wobei das berechtigte Interesse aus Zweck 2 folgt.

Erstkontakt im Bewerbungsverfahren

Im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten entgegengenommen und geprüft. Im Fall eines fortwährenden Interesses folgt darauf ein Bewerbungsgespräch, wobei Daten zur Terminvereinbarung erhoben, gespeichert und genutzt werden. Im Fall eines weiterhin bestehenden Interesses unterbreitet die Verantwortliche ein Angebot für ein Beschäftigungsverhältnisses. In jedem, der vorgenannten Verarbeitungsschritte ist auch möglich, dass eine Absage erfolgt. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Einbindung Betriebsrat

Die Bewerbungsdaten werden dem Betriebsrat zur Verfügung gestellt. Hierbei verarbeitet die Verantwortliche sämtliche Daten, die sich aus den Bewerbungsunterlagen ergeben und die der Betriebsrat ggf. noch nachfragt. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Erfüllung einer betriebsverfassungsrechtlichen Pflicht. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 99 Absatz 1 BetrVG.

Videokonferenzen in der Bewerbungsphase

Die Verantwortliche lässt den Betroffenen die Wahl für ein Bewerbungsgespräch in Präsenz oder per Videokonferenz. Falls sie sich für die Videokonferenz entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.

Die Verantwortliche führt ein Bewerbungsgespräch per Videokonferenz durch. Hierbei verarbeitet sie die hierbei anfallenden Bild- und Tondaten sowie etwaige Mitschriften. Zweck ist die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Dem steht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nicht entgegen, da hier die Ausnahme nach Artikel 9 Absatz 2 lit a DSGVO greift.

Bildung eines Bewerbungspools

Die Verantwortliche lässt den Betroffenen, denen sie ggf. absagt oder die ihr absagen, die Wahl für die Aufnahme in einen Bewerbungspool. Falls sie sich für die Aufnahme in den Bewerbungspool entscheiden, holt sie die dafür erforderliche Einwilligung ein. Hierfür verarbeitet sie den Namen, Zeitpunkt und Status der Einwilligung. Zweck ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO.

Die Verantwortliche nimmt die Betroffenen in den Bewerbungspool auf. Die Zwecke sind die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses, Prüfung der Bewerbung, spätere Berücksichtigung einer Bewerbung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Aufbewahrung

Im Fall einer Absage im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten für sechs Monate aufbewahrt, wobei diese Frist im Zeitpunkt der Absage beginnt. Zweck ist die Möglichkeit, sich gegen Diskriminierungsvorwürfe verteidigen zu können. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 15 Absatz 4 AGG, wobei das berechtigte Interesse aus dem zuvor genannten Zweck folgt.

Auftragsverarbeiter und sonstiges Outsourcing

Die folgenden Drittanbieterinnen erhalten personenbezogene Daten:

GFAD: Die GFAD IT Services GmbH (EU – Deutschland) wurde mit der Wartung der IT-Systeme betraut und auch gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt.

Personio: Es werden diverse Applikationen der Personio GmbH (Deutschland - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde: Personio Recruiting, Personio Personalakte, Personio Zeiterfassung, Personio Payroll, Projektmanagement, Personio elektronische Signatur.

Microsoft: Es werden diverse Applikationen von der Microsoft Corporation (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde, nämlich: Microsoft365-Cloud, Microsoft Teams (Projektmanagement-Tool), Microsoft Teams (Videokonferenz-Tool). Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt.

Webex: Es wird das Webinar- bzw. Videokonferenz-Tool „Webex“ der Cisco Systems, Inc., (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt.

Zoom: Es wird das Webinar- bzw. Videokonferenz-Tool „Zoom“ der Zoom Video Communications, Inc. (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Eine nicht auszuschließende Übermittlung von Daten in ein Drittland (hier USA) ist gemäß Artikel 45 DSGVO gerechtfertigt.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.